Der Europäische Gerichtshof (EuGH) in Luxemburg hat am heutigen Dienstag, 14. Mai 2019, entschieden dass EU-Staaten ihre Arbeitgeber künftig zur vollständigen Zeiterfassung verpflichten müssen. Wie die Wochenzeitung „Die Zeit“ berichtet, reiche es nicht aus, nur Überstunden aufzuzeichnen. Das heutige Urteil stärkt nach Auffassung des EuGH die Rechte von Arbeitnehmern. Demnach würde ein Instrument zur Zeiterfassung es erleichtern, nachzuweisen, wenn Rechte verletzt würden. Nach deutschem Recht schreibt das Arbeitszeitgesetz bislang lediglich vor, dass Überstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinaus gehen, aufgezeichnet werden müssen. Laut EuGH sei es nun Aufgabe der EU-Mitgliedstaaten, die Arbeitgeber zu verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. REINER SCT bietet eine einfache und effiziente digitale Zeiterfassungslösung an. Mit der Zeiterfassungssoftware timeCard haben Unternehmen alle Arbeitszeiten und Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter jederzeit im Blick, können die Daten automatisch in ihre Entgeltabrechnung übernehmen und Fehler sowie Manipulationen in Excel-Dateien verhindern. Ein weiteres Plus: timeCard kann für sämtliche Arbeitszeitmodelle genutzt werden. So sparen Unternehmen eine Menge Zeit und damit Kosten ein.
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, egal auf welchem Weg. Allerdings hat er gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG die Pflicht, die geleistete Mehrarbeit der Mitarbeiter zu erfassen. In der Praxis werden daher häufig Zeiterfassungssysteme eingeführt, die dieser Pflicht gerecht werden. Es ist jedoch auch zulässig, diese Pflicht auf die Arbeitnehmer „abzuwälzen“, indem diese ihre Arbeitszeiten selbst dokumentieren. Die Zeiterfassung des Arbeitgebers muss es auch möglich machen, die durchschnittliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters zu kontrollieren. Das Arbeitszeitgesetz schreibt eine maximale Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt eines halben Jahres vor. Solche Regelungen müssen stets überprüfbar sein. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Kontrolle der Arbeitszeit ist zum einen wichtig für die Überwachung der Mitarbeiter. Schließlich soll nur die Arbeitszeit bezahlt werden, die tatsächlich erbracht wurde. Zum anderen stellt es sich jedoch auch als eine arbeitsschutzrechtliche Pflicht dar, die Arbeitszeit korrekt zu erfassen und zu kontrollieren. Verstöße gegen die geltenden Arbeitszeitvorschriften und Datenschutzgesetze können für den Arbeitgeber teuer werden. Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die täglichen Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter systematisch zu erfassen.
Wenn im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden ist, sollte mit ihm eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen und darin alles Notwendige geregelt werden. Der Betriebsrat hat beim Thema Arbeitszeit ein starkes Mitbestimmungsrecht, aber auch Schutz- und Überwachungspflichten zu erfüllen. Die genauen Vorschriften dazu sind in folgenden Paragrafen geregelt: Nach § 75 Abs. 1 und 2 des BetrVG ist man dazu verpflichtet, das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter zu schützen. Das heißt, es muss darauf geachtet werden, dass nicht unberechtigte Daten erhoben werden und außerdem die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt bleibt. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist man überdies dazu verpflichtet, dem Betriebsrat die Aufzeichnungen vorzulegen.Sensibel mit den Daten umgehen. Es sollte den Mitarbeitern gewährleistet sein, dass das Unternehmen mit den erhobenen Daten sensibel umgeht. Dazu gehört auch, dass die personenbezogenen Daten nur von Mitarbeitern einzusehen sind, die die Berechtigung haben; nur so lange wie nötig gespeichert werden und ausschließlich für die Zeiterfassung erfasst und verwertet werden. Die Arbeitnehmervertretung hat nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG darüber zu wachen, dass das geltende Recht eingehalten wird (u.a. Rechtmäßigkeit der Datenerhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, Umsetzung der technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen etc.) und sie hat ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und hat etwa bei der Einführung von technischen Zutrittskontrollen Mitsprache.
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Jeder Betrieb, der Daten erfasst und speichert, muss seine komplette Datenverwaltung daran anpassen. Dabei geht es weniger die inhaltlichen Vorgaben beim Datenschutz, sondern darum, die Sensibilität für den Umgang mit den Daten zu steigern. Die personenbezogenen Daten treten dabei in den Vordergrund. Was sind personenbezogenen Daten im Arbeitsverhältnis? Die Definition der DSGVO lautet: Personenbezogenen Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. In Bezug auf die Daten, die der Arbeitgeber benötigt, um das Beschäftigungsverhältnis überhaupt entstehen zu lassen und seinen gesetzlichen Pflichten nachzukommen, muss er keine gesonderte Einwilligung von seinen Mitarbeitern einholen. Zu den personenbezogenen Daten, die ein Betrieb erheben, nutzen und speichern darf, zählen die Daten, die Betriebe zur Erfüllung ihrer Pflichten als Arbeitgeber gegenüber den Arbeitnehmern benötigen. Für die Einstellung eines Mitarbeiters und die Zahlung des Lohns samt Abführung der Lohnnebenkosten sind z. B. Kontonummer, die Krankenkasse, der Familienstand etc. erforderlich. Für die Lohnabrechnung sind vor allem die erfassten Arbeitszeiten notwendig. Somit gehören die Arbeitszeiten zwar auch zu der Kategorie der personenbezogenen Daten, dennoch zählt die Erfassung der Arbeitszeiten auch zu den Pflichten des Arbeitgebers. Der zweiseitige Überblick des BayLDA kann als PDF heruntergeladen werden. Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung: Das müssen Arbeitgeber beachten. Bei der Arbeitszeiterfassung und Zutrittskontrolle werden Daten erhoben. Deshalb müssen Arbeitgeber hierbei auch die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Landesdatenschutzgesetze sowie die Telekommunikationsgesetze beachten. Besonders wichtig ist § 32 BDSG. Hiernach dürfen Arbeitgeber Arbeitnehmerdaten nur erheben, verarbeiten und nutzen, wenn dies für die Einstellungsentscheidung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. In Verbindung mit dem Grundsatz der Datensparsamkeit bedeutet das: Nur zwingend notwendige Daten dürfen erfasst und gespeichert werden. Nicht mehr erforderliche Daten müssen direkt gelöscht werden.
Seit dem 1. Januar 2022 ist das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) in Kraft. Demnach müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigte mit mindestens 9,82 Euro je Zeitstunde entlohnen. Verstöße gegen das Mindestlohngesetz werden mit bis zu 500.000 Euro Geldbuße geahndet! In welchen Branchen muss die Arbeitszeit aufgeschrieben werden? Die Dokumentationspflicht gilt generell nur für geringfügig Beschäftigte (Ausnahme: Minijobber im privaten Bereich) und die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen: das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen Speditions-, Transport und Logistikbereich Unternehmen der Forstwirtschaft Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszustellerinnen und -zusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig ihre Arbeitszeit aufzeichnen.
